Küçük ve orta ölçekli firma sahiplerinin en çok zorlandığı konuların başında iyi eleman veya doğru eleman bulamamak gelir. Eleman sirkülâsyonunun fazla olması verimliliği etkiler, işleri aksatır. Bunun değişik sebepleri olabilir, ancak bilinçli bir eleman işe alma sisteminin olmaması en büyük etken. Peki, Kobi’ler doğru insanları işe almada nelere dikkat etmeliler?
HP firmasının insan kaynakları departmanında sadece yeni eleman alma ile ilgili 300 kişinin çalıştığını, her yıl 100.000 kişinin işten çıkıp yerine yenilerinin alındığını biliyor muydunuz? Ya da Mc Donald’s’ta çalışan gençlerin ortalama çalışma sürelerinin 1 ay olduğunu, Türkiye’deki en birinci ayrılma sebebinin ise disipline dayanamamak olduğunu biliyor muydunuz? Bu firmaların eleman sirkülâsyonundan etkilenmemeleri zengin olmalarından değil, bir sisteme sahip olmalarından, her seferinde elemana ihtiyaçları olduğunda ne yapacaklarını tam olarak bilmelerinden kaynaklanıyor.
Bu arada, eğer büyük firmalardan verilen örneklerin sizin gibi Kobi’lere uymayacağını düşünüyorsanız, bir kere daha düşünmenizi öneririz. Burada önemli olan “sistem”dir. HP’deki iş sistemi, birkaç bin alt sistemden oluşuyorsa, sizin iş sisteminiz belki 100–150 sistemden oluşacaktır, temel yaklaşım ve ilkeler ise değişmeyecektir. Kobi’lerde her şeyde olduğu gibi eleman ararken de bütçe kısıtlıdır. İster bir vasıfsız bir işçi aranıyor olsun, ister bir pazarlama müdürü, kaliteli elemanlar bulan bir danışmanlık firması ile de çalışamayacaksanız, ilk yapılan şey eşe dosta haber vermek olur. En çok tercih edilen yöntem tavsiye üzerine gelen adaylar arasından seçmedir. Ama bu zaman zaman ölümcül sonuçlar doğurabilir.
Neden? Tanıdıklarınız hemen her zaman önerdikleri kişinin “efendi” veya “hanım hanımcık” olmasını ilk kıstas olarak alırlar da ondan. İkinci kıstas ise güvenilir biri olup olmamasıdır. Yalnız bu “güven” kavramı da yine çoğu zaman oldukça uç noktada düşünülmektedir. Hırsızlık, yalancılık gibi kötü huyların olmadığı kastedilir. Siz de iyi bir referans diye iyice tartmadan işe alıverirsiniz.
Bir başka yöntem de tabii ki mümkün olan en ekonomik mecraya ilan vermektir. Burada da gelen özgeçmişlerin içinden en iyi görünenler görüşmeye çağrılır ve bir tanesi seçilir.
Şimdi içinizden “başka ne yapabiliriz ki?” dediğinizi duyar gibiyiz. Ama itiraf edin, özgeçmişi harika görünen ama birkaç ay sonra beklediğiniz performansı göstermeyen veya sizinle anlaşamayıp ta ayrılan yöneticileriniz olmadı mı? Ya bu kaçıncı sekreteriniz? Çok tatlı insanlar olup ta sadece bakış açılarınız farklı olduğu için yollarınızı ayırdıklarınız da vardır tabii. Şirketten resmen hırsızlık yapıp kaçanları hiç söylemeyelim. Hem sizin hem de o insanların zamanına yazık. Her iki taraf için de maddi manevi zarar. Tabii ki kendini bilen ve güvenilir (ve çoğu zaman da tecrübeli) insanlar arıyorsunuz ama sadece bu yeterli mi?
Gerçekten de istediğiniz gibi verimli, çalışkan, dürüst, bilgili, işini sahiplenen, şirketinize uyum sağlamaya açık vs. vs. vs eleman bulmak zor gibi görünse de değil. Bir düşünün acaba hep yanlış insanlar mı size çatıyor, yoksa siz yanlış insanları mı işe alıyorsunuz, hatta yanlış insanları mı görüşmeye çağırıyorsunuz?
Değişik bir bakış açısı vermek istiyoruz size: Aslında doğru eleman bulmak doğru hedef kitleye satış yapmak gibidir. Bu kez ürün veya hizmetinizi değil şirketinizdeki iş imkânını satıyorsunuz. Aradığınız kişiler de sizin sunduğunuz tarz iş imkânını arayan ve bunu almaya kişisel özellikleri yeten adaylar. Boş olan görev için gereken teknik özellikleri bir an için kenara bırakırsak, görüşmeye gelen adayın iş ahlakının ve karakterinin sizin istediğiniz gibi olduğunu nasıl anlayacaksınız? Önce hâlihazırdaki en memnun olduğunuz elemanlarınızı analiz ederek ve sonra bu özellikleri içeren bir liste hazırlayarak.
1. Liste:
Bu göreve gelecek ideal eleman ne gibi özelliklere sahip olmalı? Bir liste yapın. Öncelikle hâlihazırdaki en memnun olduğunuz elemanlarınızı analiz ederek ve sonra bu özellikleri içeren bir liste hazırlamalısınız. Ancak bu noktada alıştığınız düşünce tarzından vazgeçmeye hazır olmalısınız. Çünkü bugüne dek bu pozisyon için yapılan kişi tanımı toptan yanlış olabilir. Örneğin yazımın başında bahsettiğim mühendislik firması sahibi bana 6 yıldır yanında çalışan teknisyenden çok memnun olduğunu söylemişti. Belki de yeni mezun bir mühendis yerine biraz tecrübeli ve teknik becerilerini geliştirmeye hevesli bir teknisyen bu pozisyona, memur zihniyetli bir mühendisten daha iyi uyum sağlayacaktır, kendi açısından da bir işten beklediklerini bu pozisyonda ve firmada bulabilir, böylece de kalıcı olabilir.
Bu göreve gelecek ideal eleman ne gibi özelliklere sahip olmalı? Bir liste yapın. Elbette mükemmel kişinin var olmadığını da hesaba katarak. Bu pozisyonun gerektirdiği sonuçların tanımlanması ve bu sonuçları elde edecek olan eleman tipinin belirlenmesi eleman adayları bulma prosesinizin temelleridir. Onların yapmalarını istediğiniz şeyleri net olarak belirlemeden, kim olduklarını nasıl bilebilirsiniz?
2. Seviye tespiti:
“Her bir özelliğe kabul edilebilecek en düşük seviye açısından 1 ile 10 arasında bir not belirleyin. En düşük ve en yüksek seviyenin de tanımlarını oluşturun. Örneğin, bir asistan için kriterlerinizden biri “düzenlilik” ise, 1= çok dağınık, 10= tepeden tırnağa organize olarak tanımlayabilirsiniz. Böylece görüşmeye çağırdığınız adaylarda en az 7 seviyesinde düzenli olma özelliğini arayacağınızı bileceksiniz. Yine örneğin bir satış elemanı en az 8 düzeyinde “sıcakkanlı” olmalı deyin. Dolayısıyla hem tüm adayları objektif olarak değerlendirme şansınız olacak, hem de görüşme sırasında yapacağınız bu notlama, daha sonra birçok adayı doğru hatırlama imkânı verecektir.
Şu an eleman aramıyorsanız bile bu alıştırmayı yapın, yakında nasılsa yine birilerini arıyor olacaksınız. Üstelik işe eleman almak için gereken bir sistemi, bir eleman ihtiyacınız yokken (baskı yokken) tasarlamak daha da iyi ve rahat değil mi? İşte içinde değil de, üzerinde çalışmak da buna denir.
Uygun eleman bulmak hayal değil! Yönteminizi değiştirmediğiniz sürece…
3. Görüşme soruları:
Adayla görüşürken kullanacağınız klasik soruların yanında, bazı özel sorular hazırlayın. İş görüşmesine gelen insanlar, sizin duymak istediğiniz cevapları vermeye meyillidir. Oysa sizin gerçeklere ihtiyacınız var. Daha çok geçmiş tecrübelere odaklanın. İyi düşünülmüş, kendi zihninizde aradığınız cevapları belirlemiş olduğunuz ve cevabı hemen uydurulamayacak sorularla bunu başarabilirsiniz. Ayrıca verilen cevabın gerçekleri yansıtıp yansıtmadığını anlamak için de deliller arayın. Örneğin insan kaynakları bölümüne alacağınız kişide kendini geliştirmiş olma, kitap okuma özelliklerini arıyorsanız, okuduğu kişisel gelişim kitaplarından bir kaçının adını sorabilir, bu kitaplarda onu çok etkileyen birkaç öneriden bahsetmesini isteyebilirsiniz.
Konuştuğunuz kişinin “dürüstlük” seviyesini nasıl tespit edersiniz? Bu öncelikle sizin dürüstlüğü nasıl tanımladığınıza bağlıdır. “Kendinizi dürüst olarak nitelendirir misiniz?” sorusuna hiç kimse “hayır” yanıtını vermez. Ama gerçek cevap, “çalışma arkadaşınızı müdürüne şikâyet etmenizi gerektirecek bir olay ne olabilir?” gibi bir soruya verdiği cevabın içinde, satır aralarında saklı olacaktır. Bir satış elemanı veya teknik eleman adayına, “çocukluğunuzda yapmaktan en hoşlandığınız üç şey neydi?” sorusu, yapacağı işin kişiliğiyle gerçekten uyumlu olup olmadığını, yani onun için bir işten daha fazla bir anlam ifade edip etmediğini öğrenebileceğiniz bir sorudur. “Sizce hangi özelliklerinizin bu pozisyonun gereklerini başarıyla yerine getirmenizde faydalı olacağını düşünüyorsunuz?” şeklinde bir soru da yine size adayın eğilimleriyle ve motivasyonu ile ilgili güzel ipuçları verecektir. “Sallabaşını, al maaşını” tip insanları bu şekilde belirleyebilirsiniz. Evet, 3.adım özel sorularınızın da bir listesini hazırlamak olacak.
4. Arama yöntemi:
İstediğiniz özelliklere sahip ve şu anda iş aramakta olan insanları, bir iş imkânı sunduğunuzdan nasıl ve ne yolla haberdar edeceksiniz? Bu tür insanlar acaba günlük hayatlarında hangi iletişim araçlarını kullanıyorlar, iş ilişkilerinde nasıl yaklaşımları tercih ediyorlar? İlan verecekseniz ilanınız bu insanların göreceği yerde olmalı ve okudukları zaman özellikle sanki onlar için yazılmış gibi olmalı. Böylece başvurular daha seçkin olacaktır.
Hiçbir zaman unutmayın ki, en uygun aday, kendisinde aradığınız özelliklere sahip olan ve sizin sunduğunuz özelliklere sahip bir iş arayan kişidir. İyi bir sonuç çıkması için bu bir eşleşme olmalıdır. Dolayısıyla arama yönetiminiz ne kadar doğru olursa görüşme safhasında işiniz o kadar kolay olacaktır.
5. Değerlendirme ve karar verme süreci:
Sadece sözlü görüşme mi yapacaksınız, yoksa yazılı bir test de uygulayacak mısınız? Görüşme süreci kaç aşamalı olacak? Görüşmeyi kim(ler) yapacak? Karar aşamasında göz önüne alınacak kriterler? Bu kişiyle birlikte çalışacak herkesin fikrini de alın. Bir takım, ancak tüm üyeleri birbiriyle uyumlu olursa iyi iş çıkarır. Aynen bir futbol takımının oluşturulması gibi, siz de firmanızı hedeflerinize götürecek bir iş takımı oluşturmaktasınız. Tarihte nice futbolcular geçmiştir ki, çok yetenekli addedilmiş ama takımına uyum sağlayamadığı için başarısız sezonlar geçirmiştir.
Böyle bir eleman arama ve işe alma sistemi tasarladığınızda ortaya çıkabilecek farkı görebiliyor musunuz? Evet, tasarlama aşaması biraz zaman alıcı, ama uzun vadede size zaman kazandıracak, bu zamanı ayırmazsanız, eski yöntemle sürekli yeni elemanlar aramak zorunda kalacak ve zaman kaybedeceksiniz, ayrıca para da. Üstelik şirketinizdeki her pozisyon için yalnızca bir kere temelleri oturttuktan sonra hep aynı sistemi kullanabilirsiniz.
Sisteminizi geliştirmek için çeşitli kaynaklardan yardım almayı, denemeler yapmayı göz ardı etmeyin. Hiçbir sistem uygulamada ilk yazıldığı gibi işlemez. Mutlaka aksaklıklar olacaktır, hemen ilk seferinde mükemmel elemanı da seçemeyebilirsiniz. Ama kendinizi mükemmelliğe ve gelişmeye adarsanız kısa zamanda ne kadar çok yol aldığınıza siz bile şaşırabilirsiniz. Ben siz söz veriyorum.
